Polityka Prywatności – Certyfikatomat.pl

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.certyfikatomat.pl (dalej: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych jest:
Univentures Sp. z o.o.
z siedzibą w Szczecinie, ul. Cyfrowa 6, 71-441 Szczecin,
wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy KRS,
pod numerem KRS 0000911693, NIP 8513262057, REGON 389445249
(dalej: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: [email protected].

Administrator dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
adres nieruchomości (dla potrzeb realizacji zlecenia wykonania świadectwa charakterystyki energetycznej),
dane do faktury (adres, NIP, nazwa firmy),
dane dotyczące płatności (przetwarzane przez operatora PayNow),
adres IP oraz dane techniczne urządzenia Użytkownika.
identyfikator lub adres działki ewidencyjnej wskazany przez Użytkownika w zamówieniu raportu
numer księgi wieczystej wskazany przez Użytkownika w zamówieniu raportu
dane zawarte w treści księgi wieczystej pobranej z centralnej bazy ksiąg wieczystych, w tym imiona, nazwiska, imiona rodziców oraz wielkość udziałów osób ujawnionych jako właściciele lub użytkownicy wieczyści, a także dane o obciążeniach nieruchomości
treść dokumentów przekazanych przez Użytkownika w celu wykonania analizy, w tym umów deweloperskich, rezerwacyjnych i przedwstępnych, wraz z zawartymi w nich danymi stron umowy
treść wygenerowanego raportu.

Administrator informuje, że w toku wykonywania usług analizy księgi wieczystej oraz analizy umowy przetwarza również dane osobowe osób, które nie są Użytkownikami Serwisu, w szczególności osób ujawnionych w księdze wieczystej jako właściciele nieruchomości oraz osób wskazanych w treści dokumentów przekazanych przez Użytkownika. Zasady przetwarzania tych danych opisano w sekcji 3a.

Administrator nie pobiera z księgi wieczystej ani nie zamieszcza w raporcie numeru PESEL osób w niej ujawnionych.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do korzystania z usług Serwisu, w tym realizacji zamówień.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane w następujących celach:

Zawarcie i realizacja umowy – przetwarzanie danych w celu realizacji zamówień składanych przez Użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Obsługa zapytań i kontakt z Użytkownikiem – odpowiedzi na wiadomości wysłane przez formularz kontaktowy lub e-mail (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
Wystawianie faktur, rachunków i prowadzenie dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Marketing własnych produktów i usług Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Analiza ruchu i statystyki odwiedzin Serwisu – z wykorzystaniem narzędzi analitycznych, np. Google Analytics (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zarządzanie współpracą z audytorami energetycznymi, którzy realizują zlecenia w imieniu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

3a. Przetwarzanie danych osób trzecich w związku z usługami raportów

Dane z ksiąg wieczystych. W ramach usług obejmujących analizę księgi wieczystej Administrator pobiera treść księgi wieczystej z centralnej bazy ksiąg wieczystych, prowadzonej przez Ministra Sprawiedliwości, na podstawie numeru księgi wskazanego przez Użytkownika. Księgi wieczyste są jawne, a każdy ma prawo zapoznać się z ich treścią (art. 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece).

Podstawą przetwarzania danych osób ujawnionych w księdze wieczystej jest prawnie uzasadniony interes Administratora oraz strony trzeciej, którą jest Użytkownik zamawiający raport (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Uzasadnionym interesem jest umożliwienie Użytkownikowi zapoznania się z jawnym stanem prawnym nieruchomości przed podjęciem decyzji majątkowej, co odpowiada celowi, dla którego ustawodawca ustanowił jawność ksiąg wieczystych.

Kategorie przetwarzanych danych obejmują dane ujawnione w działach I do IV księgi wieczystej, w szczególności imiona i nazwiska, imiona rodziców, wielkość udziałów, a także informacje o obciążeniach nieruchomości. Administrator nie przetwarza numeru PESEL osób ujawnionych w księdze wieczystej i nie zamieszcza go w raporcie.

Odbiorcą tych danych jest Użytkownik, który zamówił raport, oraz podmioty przetwarzające wskazane w sekcji 4.

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa opisane w sekcji 6, w tym prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Ze względu na to, że dane pochodzą z jawnego rejestru publicznego i są przetwarzane w celu jednorazowego wykonania usługi na rzecz Użytkownika, Administrator nie informuje indywidualnie każdej osoby ujawnionej w księdze wieczystej, ponieważ wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku. Zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. b RODO Administrator podaje niniejszą informację do publicznej wiadomości w Polityce Prywatności.

Dane z dokumentów przekazanych przez Użytkownika. W ramach usług obejmujących analizę umowy Administrator przetwarza dane zawarte w dokumencie przekazanym przez Użytkownika, w tym dane drugiej strony umowy. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy zawartej z Użytkownikiem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora i Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Użytkownik przekazujący dokument oświadcza, że jest uprawniony do jego przekazania.

Zautomatyzowane przetwarzanie. Treść raportu jest generowana automatycznie. Przetwarzanie to nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających w rozumieniu art. 22 RODO, ponieważ raport ma charakter informacyjny, a wszelkie decyzje podejmuje samodzielnie Użytkownik.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

audytorom energetycznym współpracującym z Administratorem, wykonującym zlecenia dla Użytkowników (dane udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi),
operatorowi płatności PayNow – w celu obsługi transakcji elektronicznych,
podmiotom świadczącym usługi IT i hostingowe,
biurom rachunkowym i doradcom podatkowym,
podmiotom świadczącym usługi kurierskie lub pocztowe,
organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, sądy).
dostawcom usług sztucznej inteligencji, których modele służą do wygenerowania opisowej i interpretacyjnej części raportu. Administrator korzysta z modeli sztucznej inteligencji w dwóch trybach: (1) bezpośrednio od dostawcy modelu, którym jest Anthropic PBC z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, przetwarzająca dane jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia; dane przekazane bezpośrednio do Anthropic nie są wykorzystywane do trenowania modeli; (2) za pośrednictwem dostawcy infrastruktury pośredniczącej w dostępie do modeli sztucznej inteligencji (agregatora modeli) z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, wykorzystywanego zapasowo w celu zapewnienia ciągłości działania usługi, który przekazuje zapytania do modeli dostarczanych przez Anthropic, OpenAI oraz Google. Przekazanie danych do państwa trzeciego w związku z korzystaniem z powyższych usług następuje na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO
dostawcy usług automatyzacji i pozyskiwania danych, wspierający Administratora w pobieraniu danych z rejestrów publicznych
dostawcy usług poczty elektronicznej oraz systemów obsługi zamówień, wykorzystywanych do dostarczenia raportu i obsługi zamówienia.

Wszyscy odbiorcy danych zobowiązani są do zachowania ich poufności i przetwarzania zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

przez okres niezbędny do realizacji umowy i świadczenia usług,
przez okres wymagany przepisami prawa (np. rachunkowość – 5 lat od końca roku obrotowego),
do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych,
do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy.
dane wejściowe podane przy zamówieniu raportu, w tym identyfikator działki i numer księgi wieczystej: przez okres 12 miesięcy od wykonania usługi, w celu obsługi reklamacji
dokumenty przekazane przez Użytkownika do analizy, w tym pliki umów: przez okres 30 dni od dostarczenia raportu, po czym są trwale usuwane
pobrana treść księgi wieczystej: przez okres 30 dni od dostarczenia raportu, po czym jest trwale usuwana
wygenerowany raport: przez okres 12 miesięcy od dostarczenia, w celu obsługi reklamacji i umożliwienia ponownego przesłania Użytkownikowi
dane przekazane bezpośrednio do dostawcy modelu sztucznej inteligencji (Anthropic): przechowywane przez tego dostawcę wyłącznie w celach bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć przez okres nieprzekraczający 30 dni (domyślnie do 7 dni), po czym są usuwane; dane przekazane za pośrednictwem dostawcy infrastruktury pośredniczącej (agregatora modeli) mogą być przez tego dostawcę przechowywane w logach technicznych przez okres do 2 miesięcy, po czym są usuwane.

6. Prawa Użytkowników

Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych,
sprostowania lub uzupełnienia danych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych do innego administratora,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: [email protected].

Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

7. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony,
utrzymania sesji Użytkownika,
analizy ruchu na stronie (Google Analytics, Meta Pixel),
obsługi płatności online,
dopasowania treści marketingowych.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki internetowej, aby zablokować obsługę plików cookies lub otrzymywać powiadomienie o ich zapisaniu. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiednią ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

szyfrowanie transmisji danych (SSL),
regularne kopie zapasowe,
kontrolowany dostęp do danych,
szkolenia personelu w zakresie ochrony danych.

Dane osobowe są chronione przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane nie są przekazywane poza EOG. W przypadku korzystania z usług dostawców technologicznych mających siedziby poza EOG (np. Google LLC, Meta Platforms Inc., Anthropic PBC oraz dostawca infrastruktury pośredniczącej w dostępie do modeli sztucznej inteligencji), dane mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń prawnych zgodnych z RODO (w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO). Szczegóły dotyczące dostawców usług sztucznej inteligencji, w tym trybu bezpośredniego i za pośrednictwem agregatora modeli, wskazano w sekcji 4.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, technologii lub zakresu świadczonych usług.
Nowa wersja Polityki Prywatności wchodzi w życie z dniem jej opublikowania na stronie www.certyfikatomat.pl/polityka-prywatnosci.

Data ostatniej aktualizacji: 20 lipca 2026 r.
Administrator danych: Univentures Sp. z o.o., ul. Cyfrowa 6, 71-441 Szczecin