Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego: termin, urząd i krok po kroku

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego składasz w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, do urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela mieszkania. Termin nie biegnie od podpisania umowy, a urząd nie zależy od tego, gdzie stoi wynajmowany lokal. Bez zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem, a procedura opróżnienia lokalu z aktu notarialnego nie obowiązuje.

Ten poradnik dotyczy tylko zgłoszenia. Co to w ogóle jest najem okazjonalny, wyjaśnia pillar: najem okazjonalny. Całą umowę i załączniki opisujemy w poradniku o umowie najmu okazjonalnego.

Kto zgłasza i do którego urzędu

Zgłoszenia dokonuje właściciel (wynajmujący), nie najemca. Adresatem jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według położenia mieszkania. Jeśli mieszkasz w Gdańsku, a wynajmujesz mieszkanie w Warszawie, zgłoszenie składasz w urzędzie właściwym dla Gdańska.

Przy kilku współwłaścicielach przepis mówi o „właścicielu” w liczbie pojedynczej. Ostrożny wariant, przyjęty we wzorcu klauzul kreatora, to zgłoszenie przez każdego współwłaściciela do jego urzędu. Takie rozwiązanie wystarcza; czy jest konieczne, przepis nie rozstrzyga.

Termin: 14 dni od rozpoczęcia najmu

Ustawa mówi o 14 dniach od dnia rozpoczęcia najmu. Nie definiuje jednak, co to dokładnie znaczy, gdy data początku najmu w umowie jest inna niż dzień wydania kluczy.

Bezpieczniej liczyć 14 dni od wcześniejszej z dwóch dat: początku najmu zapisanego w umowie albo wydania kluczy. Termin traktuj jako nieprzekraczalny. Ustawa nie przewiduje przywrócenia terminu ani zgłoszenia po terminie z mocą wsteczną.

Nie jest potwierdzone, że przy tym zgłoszeniu liczy się data nadania na poczcie, bo nie jest to czynność w postępowaniu podatkowym ani administracyjnym. Dlatego bezpieczniej złożyć zgłoszenie kilka dni przed terminem, najlepiej elektronicznie.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego krok po kroku

1. Ustal datę rozpoczęcia najmu i wydania kluczy. Z niej liczysz termin 14 dni.
2. Sprawdź swój urząd skarbowy. Ten właściwy dla miejsca Twojego zamieszkania.
3. Przygotuj pismo ze zgłoszeniem. Dane znajdziesz w następnej sekcji.
4. Złóż zgłoszenie. Wybierz jeden sposób: elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP, osobiście w urzędzie albo listem poleconym w placówce Poczty Polskiej.
5. Zachowaj potwierdzenie. UPO przy zgłoszeniu elektronicznym, potwierdzenie na kopii przy złożeniu osobistym, dowód nadania przy liście poleconym.
6. Dołącz potwierdzenie do akt umowy. Będzie potrzebne do wniosku o klauzulę wykonalności, jeśli kiedyś dojdzie do opróżnienia lokalu.

Informacje o e-Urzędzie Skarbowym znajdziesz na podatki.gov.pl. Praktyka poszczególnych urzędów bywa różna, więc przy wątpliwościach zapytaj swój urząd, jak woli przyjmować takie pisma.

Co wpisać w zgłoszeniu: wzór oświadczenia i dane

Ustawa nie przewiduje urzędowego formularza ani załączników do zgłoszenia. Składasz zwykłe pismo. Dobrze zrobione zawiera:

• dane właściciela i dane najemcy,
• adres wynajmowanego lokalu,
• datę zawarcia umowy najmu okazjonalnego,
• datę rozpoczęcia najmu,
• wskazanie, że zgłoszenie dotyczy art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów,
• datę i podpis właściciela.

Ludzie wpisują w wyszukiwarkę „wzór oświadczenia”, „zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do US” albo „zgłoszenie najmu okazjonalnego do us”. W praktyce chodzi o właśnie takie krótkie pismo. Nie szukaj urzędowego druku, bo ustawa go nie ustanawia, i nie nazywaj pisma żadnym symbolem formularza.

Nie myl tego z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji. To osobny dokument, akt notarialny, który jest załącznikiem do umowy, a nie zgłoszeniem do urzędu. Opisujemy go w poradniku o najmie okazjonalnym u notariusza.

Po co to zgłoszenie

Bez zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d ustawy. Czyli nie działają opłaty i podwyżki według umowy ani procedura opróżnienia lokalu z aktu notarialnego. Wyłączenie pozostałych przepisów ustawy, które nie mają zastosowania do najmu okazjonalnego, działa tylko przy dokonanym zgłoszeniu. Brak prawa do tymczasowego pomieszczenia dotyczy tylko najmu zgłoszonego.

Bez zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem: eksmisja tylko wyrokiem sądu, sąd bada prawo do lokalu socjalnego, a wyroków nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca, jeśli nie wskazano lokalu. Ustawa nie przewiduje przywrócenia terminu, dlatego 14 dni traktuj jako nieprzekraczalne.

Na żądanie najemcy musisz też przedstawić potwierdzenie zgłoszenia. Dlatego potwierdzenie przechowuj razem z umową.

Przykład: pani Anna z Woli

Pani Anna mieszka w Piasecznie i wynajmuje dwupokojowe mieszkanie na Woli za 3 200 zł miesięcznie. Umowę okazjonalną podpisała 1 października. Najem zaczyna się 15 października, ale klucze oddała najemcy już 12 października, żeby ten mógł wnieść meble.

Pani Anna liczy 14 dni od 12 października. Zgłoszenie składa do urzędu skarbowego właściwego dla Piaseczna, bo tam mieszka, a nie do urzędu na Woli. Wysyła je elektronicznie kilka dni przed terminem i zapisuje UPO.

Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu

• Liczenie 14 dni od podpisania umowy. Termin biegnie od rozpoczęcia najmu, a przy wcześniejszym wydaniu kluczy bezpieczniej od wydania.
• Zgłoszenie do urzędu przy mieszkaniu. Właściwy jest urząd według miejsca zamieszkania właściciela.
• Zgłoszenie w ostatnim dniu, listem. Nie jest potwierdzone, że liczy się data nadania, więc zostaw zapas.
• Szukanie urzędowego druku. Ustawa go nie przewiduje, a wymyślone nazwy formularzy tylko mylą.
• Brak potwierdzenia. Bez niego trudniej będzie pokazać zgłoszenie najemcy, a potem sądowi we wniosku o klauzulę wykonalności.
• Założenie, że spóźnione zgłoszenie da się naprawić. Ustawa nie przewiduje takiej możliwości.
• Pomylenie zgłoszenia z podatkiem. To dwie osobne sprawy z różnych ustaw.

Gdzie zgłoszenie wypada w całej procedurze

Zgłoszenie jest ostatnim formalnym krokiem po zawarciu umowy. Najpierw masz umowę na piśmie, potem akt notarialny najemcy, wskazanie lokalu i zgodę jego właściciela. Klucze wydajesz dopiero po komplecie tych załączników, a od rozpoczęcia najmu biegnie 14 dni na zgłoszenie. Całą kolejność z kosztami opisujemy w poradniku o umowie najmu okazjonalnego.

Jeśli wolisz, żeby daty i kroki były policzone za Ciebie, kreator podaje datę graniczną zgłoszenia w checkliście. Najem okazjonalny w kreatorze to 139 zł, a szczegóły są na stronie umowy najmu dla wynajmującego.

Zgłoszenie a podatek od najmu

To dwie różne sprawy. Zgłoszenie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów jest odrębne od rozliczenia podatku od najmu. Samo zgłoszenie nie rozlicza Cię z dochodów.

Przychody z najmu prywatnego opłaca się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: stawki obowiązujące w 2026 r. to 8,5% przychodów do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Ryczałt pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty. Małżonkowie we wspólności majątkowej rozliczają się co do zasady po połowie, chyba że złożą pisemne oświadczenie o opodatkowaniu całości przez jednego z nich.

Co robi kreator, a czego nie robi

W paczce „Umowa Najmu dla Właściciela” w wariancie okazjonalnym (139 zł) dostajesz checklistę formalności z datami, wzór zgłoszenia do urzędu skarbowego i datę graniczną zgłoszenia. Za zgodą wysyłamy też przypomnienia e-mailem w 7. i 12. dniu. Formularz w 10 krokach sprawdza dane przed płatnością, a PDF zawiera projekt umowy z objaśnieniem ogólnym przy każdym paragrafie i protokół zdawczo-odbiorczy.

Kreator nie zgłasza umowy do urzędu skarbowego za Ciebie i nie sporządza aktu notarialnego. Obsługuje wyłącznie najem całego lokalu mieszkalnego, gdy wynajmujący jest osobą prywatną. Wzorzec klauzul i objaśnień (wersja 1.2.0) sprawdził i zaakceptował radca prawny 16 października 2026 r. Szczegóły: Umowa Najmu dla Właściciela.

Przy przekazaniu kluczy przyda się też protokół: protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.

FAQ

Do którego urzędu skarbowego zgłosić najem okazjonalny?

Do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela. Położenie mieszkania nie ma znaczenia.

Ile mam czasu na zgłoszenie najmu okazjonalnego?

14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od podpisania umowy. Bezpieczniej liczyć od wcześniejszej z dwóch dat: początku najmu w umowie albo wydania kluczy.

Czy jest urzędowy formularz zgłoszenia?

Nie. Ustawa go nie przewiduje. Składasz pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu, ze wskazaniem art. 19b ust. 1 ustawy.

Co się stanie, jeśli nie zgłoszę najmu okazjonalnego?

Umowa działa jak zwykły najem. Nie stosuje się art. 19c i 19d, więc opróżnienie lokalu wymaga wyroku sądu. Ustawa nie przewiduje przywrócenia terminu.

Czy mogę zgłosić najem po terminie?

Ustawa nie przewiduje zgłoszenia po terminie z mocą wsteczną. Termin 14 dni traktuj jako nieprzekraczalny.

Czy najemca musi dostać potwierdzenie zgłoszenia?

Tak, na jego żądanie właściciel musi przedstawić potwierdzenie.

Czy muszę zgłosić też zwykły najem do urzędu skarbowego?

Obowiązek z art. 19b dotyczy tylko najmu okazjonalnego, zwykłego najmu nie zgłasza się w tym trybie. Rozliczenie podatku od najmu to osobna sprawa.

Podstawa prawna

• art. 19b, art. 19c, art. 19d, art. 19e i art. 25d pkt 2 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725),
• art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a, art. 12 ust. 2 i 5-8a ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. 2025 poz. 843).

Stan prawny na: 19.10.2026. Przepisy o najmie mogą się zmienić; w Sejmie jest projekt zmian ustawy o ochronie praw lokatorów (druk 2447), na razie nieuchwalony. Ten tekst opisuje przepisy ogólnie i nie ocenia konkretnej sytuacji.