Umowa najmu okazjonalnego: co musi zawierać, załączniki i gotowa umowa

Umowa najmu okazjonalnego to umowa na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, zawarta na piśmie, do której musisz dołączyć trzy załączniki: akt notarialny najemcy z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, wskazanie innego lokalu i zgodę jego właściciela. Potem masz 14 dni od rozpoczęcia najmu na zgłoszenie jej w urzędzie skarbowym. Bez zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem.

Poniżej dostajesz listę tego, co umowa musi zawierać, opis załączników, uczciwe porównanie darmowego wzoru z kreatorem i procedurę krok po kroku. Zasady ogólne (czym najem okazjonalny różni się od zwykłego) opisujemy w osobnym poradniku: najem okazjonalny.

Gotowa umowa w 10 krokach?

Jeśli wolisz nie składać umowy ręcznie, zrobi to za Ciebie kreator „Umowa Najmu dla Właściciela”. Wypełniasz formularz w 10 krokach, a program sprawdza dane przed płatnością: limit kaucji, terminy i wymogi najmu okazjonalnego. W PDF dostajesz projekt umowy z objaśnieniem ogólnym przy każdym paragrafie, protokół zdawczo-odbiorczy i checklistę formalności. Najem okazjonalny kosztuje 139 zł. Zobacz, co jest w paczce.

Dla kogo jest ten kreator. Dla wynajmującego, który jest osobą prywatną i nie wynajmuje lokali w ramach działalności gospodarczej. Obsługuje wyłącznie najem całego lokalu mieszkalnego. Nie obsłuży pokoju ani części lokalu, domu jednorodzinnego, lokalu użytkowego ani najmu instytucjonalnego. Jeśli Twój przypadek jest inny, ten poradnik nadal wyjaśni zasady, ale kreator nie będzie dla Ciebie.

Kiedy w ogóle możesz zawrzeć umowę najmu okazjonalnego

Ustawa o ochronie praw lokatorów daje tę formę tylko wynajmującemu, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Spółka albo przedsiębiorca wynajmujący mieszkania w ramach firmy nie zawrze najmu okazjonalnego. Dla nich przewidziano najem instytucjonalny.

Są jeszcze dwa twarde warunki. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony i ten czas nie może przekraczać 10 lat. Umowy na czas nieoznaczony nie da się zawrzeć jako okazjonalnej. Do tego dochodzi forma: pisemna pod rygorem nieważności, dotyczy to także każdej zmiany umowy. Podpis własnoręczny na papierze albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis „klikany” w serwisie bez certyfikatu kwalifikowanego nie wystarcza.

Wzór umowy najmu okazjonalnego: co musi zawierać

Ludzie szukają „umowa najmu okazjonalnego wzór” albo „wzór umowy najmu okazjonalnego”, bo chcą zobaczyć, jak to wygląda. Pełnego wzoru do skopiowania tu nie publikujemy. Pokazujemy za to, z czego umowa się składa i gdzie wynajmujący najczęściej się potyka. Idziemy paragraf po paragrafie.

1. Strony i lokal. Dane wynajmującego i najemcy, adres i opis mieszkania, tytuł prawny wynajmującego. W praktyce wpisuje się też oświadczenie wynajmującego, że jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, bo tylko wtedy najem może być okazjonalny.

2. Czas trwania. Data początku i końca najmu, najwyżej 10 lat. Umowa wygasa z upływem tego terminu albo rozwiązuje się po okresie wypowiedzenia. Warto też zapisać, że dalsze używanie lokalu po terminie nie przedłuża umowy. Bez takiego zapisu kodeks cywilny w razie wątpliwości przyjmuje przedłużenie najmu na czas nieoznaczony, a umowy na czas nieoznaczony nie da się zawrzeć jako okazjonalnej.

3. Czynsz i opłaty. Poza czynszem właściciel pobiera tylko opłaty niezależne od siebie, chyba że umowa stanowi inaczej. W najmie okazjonalnym umowa może więc przenieść na najemcę np. opłaty dla wspólnoty lub spółdzielni. Zapis musi tam być wprost.

4. Podwyżki czynszu. W najmie okazjonalnym czynsz podwyższasz wyłącznie według warunków wpisanych do umowy. Bez takiego zapisu czynsz nie rośnie do końca umowy. Tryb ze zwykłego najmu (trzy miesiące wypowiedzenia, nie częściej niż co sześć miesięcy) tutaj nie działa.

5. Kaucja. Maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu według stawki z dnia zawarcia umowy. Kaucja zabezpiecza należności z najmu w dniu opróżnienia lokalu oraz koszty egzekucji obowiązku opróżnienia. Zwrot w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności, w kwocie zwaloryzowanej. Od czynszu liczysz bez opłat za media. Kaucja nie jest ostatnim czynszem.

6. Wypowiedzenie przez wynajmującego. Umowa terminowa wymaga, żeby wypadki wypowiedzenia były w niej wpisane. Ustawa daje przyczyny: używanie lokalu sprzecznie z umową po pisemnym upomnieniu, zwłoka z czynszem za co najmniej trzy pełne okresy płatności po pisemnym uprzedzeniu i miesięcznym terminie dodatkowym, podnajem bez zgody. Okres wypowiedzenia to miesiąc naprzód, na koniec miesiąca. Umowa może przewidywać też inne wypadki wypowiedzenia, np. zamiar sprzedaży lub zamieszkania właściciela albo bliskich. Takie zapisy są dopuszczalne na podstawie art. 673 § 3 KC, ale nie ma co do nich jednolitej linii orzeczniczej. Szczegóły w poradniku o wypowiedzeniu umowy najmu.

7. Utrata lokalu wskazanego. Jeśli najemca traci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym, ma 21 dni od dowiedzenia się o tym na wskazanie nowego lokalu i przedstawienie zgody jego właściciela. Jeśli tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia.

8. Wydanie lokalu i protokół. Klucze oddajesz dopiero po otrzymaniu kompletu załączników. Do najmu okazjonalnego nie stosuje się ustawowego obowiązku protokołu, ale bez niego trudniej wykazać, w jakim stanie był lokal. Protokół to bardzo ważny dowód. Więcej w poradniku o protokole zdawczo-odbiorczym.

9. Podnajem i domownicy. Bez Twojej zgody najemca nie może oddać lokalu w podnajem ani do bezpłatnego używania (wyjątek: osoby, wobec których ma obowiązek alimentacyjny). Za czynsz odpowiadają solidarnie z najemcą stale zamieszkujące z nim osoby pełnoletnie, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych na jego utrzymaniu.

10. Wejście do lokalu. Po ustaleniu terminu najemca udostępnia lokal do okresowego przeglądu. Przy awarii grożącej szkodą udostępnia go niezwłocznie. Jeśli go nie ma albo odmawia, wejść można w obecności Policji lub straży gminnej (miejskiej). Wejście własnym kluczem poza tym trybem może być przestępstwem.

11. Kara umowna. Karę zastrzeżesz tylko za niewykonanie obowiązku niepieniężnego, np. niewydanie lokalu po końcu najmu. Kara za spóźniony czynsz jest nieważna, bo za opóźnienie w zapłacie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie.

12. Świadectwo energetyczne. Przy zawarciu umowy przekazujesz najemcy kopię świadectwa albo jego wydruk. Najemca nie może zrzec się tego prawa. Za niewykonanie obowiązku grozi grzywna do 5000 zł. Szczegóły: świadectwo energetyczne przy wynajmie.

Wzór z internetu czy kreator

Darmowe wzory, które znajdziesz w wyszukiwarce, to puste formularze do wypełnienia samemu. Taka droga jest w porządku, jeśli znasz przepisy. Różnica leży w tym, co dzieje się wokół dokumentu.

Jeśli masz doświadczenie i czas, wzór wystarczy. Jeśli wynajmujesz pierwszy raz albo nie chcesz ryzykować, że kaucja przekroczy limit lub że pomylisz termin zgłoszenia, kreator sprawdzi limit kaucji przed płatnością i poda w checkliście datę graniczną zgłoszenia. Szczegóły produktu: Umowa Najmu dla Właściciela.

Czym umowa okazjonalna różni się od zwykłej

W samym dokumencie różnic jest kilka i każda zmienia to, co wpisujesz do paragrafów. Szerzej o zasadach pisze pillar najem okazjonalny, tu tylko to, co dotyczy treści umowy.

Ta tabela tłumaczy, dlaczego nie warto brać wzoru zwykłej umowy i „dopisywać okazjonalność” jednym zdaniem. Kaucja, podwyżki i opłaty działają inaczej, więc część paragrafów trzeba napisać od nowa.

Załączniki do umowy najmu okazjonalnego

Ustawa wymienia trzy załączniki. Brak któregokolwiek oznacza, że nie masz kompletu, na którym opiera się cała konstrukcja.

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w Twoim późniejszym żądaniu.
2. Wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji.
3. Oświadczenie właściciela tego lokalu (albo osoby z tytułem prawnym do niego) o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących.

Pułapka jest w punkcie trzecim. Zgoda właściciela lokalu wskazanego nie wymaga aktu notarialnego. Wystarczy zwykłe pisemne oświadczenie, a podpis musi być poświadczony notarialnie tylko wtedy, gdy zażąda tego wynajmujący. Często czytasz, że „zgoda musi być u notariusza”. To nieprawda.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji: akt notarialny najemcy

To element, o który wynajmujący pytają najczęściej. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji składa najemca, nie Ty. Notariusz sporządza akt, a w praktyce wynajmujący dostaje jego wypis i dołącza go do umowy.

Ile to kosztuje? Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za ten akt do 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. to maksymalnie 480,60 zł netto, od 1 stycznia 2027 r. maksymalnie 495 zł netto. Do tego zwykle VAT 23% i opłata za wypisy (do 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę). To górny limit, a nie cena: notariusz może wziąć mniej.

Kto płaci? Przepisy nie rozstrzygają, strony zwykle ustalają to między sobą. Stroną czynności jest najemca, ale strony umowy mogą ustalić podział kosztów. Nie zakładaj z góry, że płaci ktoś jeden. Pełny opis kosztów i procedury: najem okazjonalny u notariusza.

Jeszcze jedno. Akt odnosi się do konkretnej umowy (data, strony, lokal). Przed przedłużeniem umowy aneksem sprawdź, czy akt obejmuje przedłużenie. Jeśli nie, potrzebny jest nowy.

Jak zawrzeć najem okazjonalny krok po kroku

1. Sprawdź, czy się kwalifikujesz. Jesteś osobą fizyczną, nie wynajmujesz lokali zawodowo, umowa ma być na czas oznaczony do 10 lat.
2. Ustal warunki. Czynsz, kaucja (do 6-krotności czynszu), opłaty, zasady podwyżek, przyczyny wypowiedzenia.
3. Podpisz umowę na piśmie. Własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4. Zbierz komplet załączników. Akt notarialny najemcy, wskazanie lokalu, zgoda jego właściciela (z poświadczonym podpisem, jeśli tak zapisano w umowie).
5. Wydaj lokal dopiero po otrzymaniu kompletu załączników. Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy i przekaż klucze.
6. Przekaż najemcy świadectwo energetyczne (kopia lub wydruk).
7. Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Urząd właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania, nie dla położenia mieszkania. Termin liczy się od rozpoczęcia najmu, nie od podpisania umowy. Krok po kroku: zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

Bez zgłoszenia nie działa procedura opróżnienia lokalu z aktu notarialnego ani reguły o opłatach i podwyżkach według umowy. Umowa zachowuje się wtedy jak zwykły najem: eksmisja wymaga wyroku sądu, sąd bada prawo do lokalu socjalnego, a wyroków nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca, jeśli nie wskazano lokalu. Termin 14 dni traktuj jako nieprzekraczalny.

Co dzieje się po zakończeniu umowy

Umowa wygasa z upływem terminu albo rozwiązuje się po okresie wypowiedzenia. Jeśli najemca dobrowolnie nie opuści lokalu, procedura wygląda tak:

1. Doręczasz mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. W żądaniu wskazujesz strony, umowę, przyczynę jej ustania i termin opróżnienia nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.
2. Po bezskutecznym upływie terminu składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.
3. Do wniosku dołączasz żądanie z dowodem doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument tytułu prawnego do lokalu i potwierdzenie zgłoszenia do urzędu skarbowego.
4. Dalej egzekucję prowadzi komornik według Kodeksu postępowania cywilnego.

Przez cały czas, gdy najemca zajmuje lokal bez tytułu prawnego, płaci co miesiąc odszkodowanie w wysokości czynszu, jaki mógłbyś otrzymać. Jeśli to nie pokrywa strat, możesz dochodzić odszkodowania uzupełniającego. Czasu trwania całej procedury i kosztów sądowych nie podajemy, bo zależą od sprawy. Nie jest to „eksmisja w 7 dni”.

Przykład: pani Anna z Woli

Pani Anna wynajmuje dwupokojowe mieszkanie na Woli za 3 200 zł miesięcznie. Maksymalna kaucja w najmie okazjonalnym to 6 × 3 200 zł, czyli 19 200 zł. Ona bierze dwumiesięczną: 6 400 zł. Umowa przewiduje podwyżkę, więc w dniu zwrotu kaucji czynsz wynosi 3 400 zł. Zwrot po waloryzacji to czynsz z dnia zwrotu razy przyjęta krotność, czyli 2 × 3 400 zł = 6 800 zł, pomniejszone o należności z najmu. Zapis o zwrocie „6 400 zł nominalnie” byłby nieważny.

Klucze oddaje 12 października, a umowa mówi o najmie od 15 października. Bezpieczniej liczyć 14 dni od wcześniejszej daty, czyli 12 października. Podpisanie umowy 1 października nie ma tu znaczenia.

Najczęstsze błędy

• Zgłoszenie liczone od podpisania umowy. Termin biegnie od rozpoczęcia najmu.
• Zgłoszenie do urzędu przy mieszkaniu. Właściwy jest urząd według miejsca zamieszkania właściciela.
• Kaucja ponad 6-krotność czynszu. Nadwyżka jest co do zasady nieważna i podlega zwrotowi.
• Zwrot kaucji bez waloryzacji. Tak samo w okazjonalnym jak w zwykłym najmie.
• Umowa na czas nieoznaczony nazwana okazjonalną. Takiej umowy nie ma.
• Przedłużenie umowy bez sprawdzenia aktu. Czy akt najemcy obejmuje aneks, zależy od jego treści. Jeśli nie obejmuje, potrzebny jest nowy akt.
• Przekonanie, że okazjonalny to szybka eksmisja. Minimalny termin w żądaniu opróżnienia to 7 dni od doręczenia, a potem jest jeszcze klauzula wykonalności w sądzie i komornik.

Co dostajesz w kreatorze za 139 zł

• projekt umowy najmu okazjonalnego składany automatycznie z wzorca klauzul na podstawie Twoich odpowiedzi (nie model AI),
• objaśnienie ogólne przy każdym paragrafie: co daje ten zapis,
• sprawdzenie danych przed płatnością,
• protokół zdawczo-odbiorczy,
• checklistę formalności z datami: notariusz, lokal wskazany, zgłoszenie do urzędu skarbowego,
• projekt treści oświadczenia najemcy do przekazania notariuszowi, wzory wskazania lokalu i oświadczenia właściciela lokalu wskazanego, wzór zgłoszenia do urzędu skarbowego i datę graniczną zgłoszenia,
• klauzulę informacyjną RODO dla najemcy,
• opcjonalne przypomnienia e-mailem o terminie zgłoszenia (7. i 12. dzień), jeśli wyrazisz zgodę.

Wzorzec klauzul i objaśnień (wersja 1.2.0) sprawdził i zaakceptował radca prawny 16 października 2026 r. Kreator nie sporządza aktu notarialnego i nie zgłasza umowy do urzędu skarbowego za Ciebie. Zamów: Umowa Najmu dla Właściciela.

FAQ

Co musi zawierać umowa najmu okazjonalnego?

Strony i lokal, czas oznaczony do 10 lat, czynsz, zasady opłat, kaucję do 6-krotności czynszu i przyczyny wypowiedzenia. Do umowy dołączasz trzy załączniki: akt notarialny najemcy, wskazanie innego lokalu i zgodę jego właściciela.

Czy umowa najmu okazjonalnego musi być pisemna?

Tak, pod rygorem nieważności, wraz z każdą zmianą. Podpis własnoręczny na papierze albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ile kosztuje akt notarialny przy najmie okazjonalnym?

W 2026 r. wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy to maksymalnie 480,60 zł netto, od 1 stycznia 2027 r. maksymalnie 495 zł netto. Do tego zwykle VAT i wypisy. Notariusz może wziąć mniej.

Czy zgoda właściciela lokalu wskazanego musi być u notariusza?

Nie. Wystarczy pisemne oświadczenie. Notarialne poświadczenie podpisu jest potrzebne tylko wtedy, gdy zażąda tego wynajmujący.

Na jaki okres można zawrzeć najem okazjonalny?

Na czas oznaczony, najwyżej 10 lat. Umowy na czas nieoznaczony nie da się zawrzeć jako okazjonalnej.

Kiedy zgłosić umowę do urzędu skarbowego?

W ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, do urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela. Termin nie biegnie od podpisania umowy.

Czy w najmie okazjonalnym obowiązuje zakaz eksmisji zimą?

Ustawowy zakaz wykonywania eksmisji od 1 listopada do 31 marca nie stosuje się do najmu okazjonalnego zgłoszonego do urzędu skarbowego. Bez zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem i zakaz obowiązuje.

Podstawa prawna

• art. 19a, 19b, 19c, 19d, 19e i art. 25d pkt 2 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725),
• art. 6 ust. 3, art. 10, art. 11 ust. 2 pkt 1-3 i art. 18 ust. 1-2 tej ustawy w zakresie, w jakim stosuje się je do najmu okazjonalnego,
• art. 77 § 2, art. 481, art. 483, art. 673 § 3, art. 674, art. 675, art. 688¹ i art. 688² Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795),
• art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków (t.j. Dz.U. 2024 poz. 101),
• art. 5 § 1 ustawy Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. 2026 poz. 614) i rozporządzenie w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566).

Stan prawny na: 19.10.2026. Przepisy o najmie mogą się zmienić; w Sejmie jest projekt zmian ustawy o ochronie praw lokatorów (druk 2447), na razie nieuchwalony. Ten tekst opisuje przepisy ogólnie i nie ocenia konkretnej sytuacji.